Datenschutzerklärung
Stand: 29. September 2026
1. Verantwortlicher
Peter Karlovits – Karlovits Systems
Hansaggasse 61a, 7163 Andau, Österreich
E-Mail: ki.office@karlovits.eu
2. Zweck dieser Anwendung
Diese Anwendung („Buchhaltung Karlovits Systems“) sowie der zugehörige Automatisierungs-Workflow auf manufaktur.karlovits.cloud dienen ausschließlich der internen Buchhaltung von Karlovits Systems: Erstellung von Ausgangsrechnungen, Erfassung und Ablage von Belegen sowie Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Die Anwendung ist nicht für die Nutzung durch Dritte bestimmt; ein Login ist nur dem Verantwortlichen möglich.
3. Verarbeitete Daten
- Rechnungsdaten und Kontaktdaten von Kunden (Name, Anschrift, E-Mail, ggf. UID-Nummer)
- Belege (Rechnungen, Kassenbons) samt daraus ausgelesenen Angaben wie Datum, Aussteller und Betrag
- technisch notwendige Daten beim Aufruf (IP-Adresse, Zeitpunkt, Server-Protokolle)
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung gesetzlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO iVm §§ 131, 132 BAO), zur Vertragserfüllung gegenüber Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie aufgrund des berechtigten Interesses an einer effizienten, sicheren Buchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
5. Google-Dienste und Google-Nutzerdaten
Der Workflow nutzt über eine OAuth-Verbindung ausschließlich das eigene Google-Drive-Konto des Verantwortlichen, um Belege im Ordner „Belege“ abzulegen und Jahresordner anzulegen. Es werden keine Google-Nutzerdaten anderer Personen abgerufen. Über Google Drive erhaltene Daten werden nur für diesen Zweck verwendet, nicht an Dritte verkauft oder weitergegeben, nicht für Werbung genutzt und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Nutzung von Informationen, die über Google APIs empfangen werden, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“).
Zum Auslesen von Belegen wird die Gemini API von Google (bezahlter Tarif) eingesetzt. Belegbilder werden dazu an Google übermittelt; gemäß den Nutzungsbedingungen für bezahlte Dienste werden diese Inhalte nicht zur Verbesserung der Google-Modelle verwendet.
6. Empfänger und Auftragsverarbeiter
- Hetzner Online GmbH, Deutschland – Hosting von Anwendung, Datenbank und Workflow-Server
- Google Ireland Ltd. / Google LLC – Google Drive (Ablage der Belege) und Gemini API (Belegauswertung)
- IONOS SE, Deutschland – Domain- und DNS-Verwaltung
- steuerliche Vertretung bzw. Finanzbehörden, soweit gesetzlich erforderlich
Bei einer Übermittlung in Drittländer (insbesondere USA) erfolgt diese auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von Standardvertragsklauseln.
7. Speicherdauer
Buchhaltungsunterlagen werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren (§ 132 BAO), bei laufenden Verfahren auch länger, gespeichert und danach gelöscht.
8. Cookies
Die Anwendung setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für den Login. Es werden keine Analyse- oder Werbe-Cookies verwendet.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dem nicht entgegenstehen. Anfragen richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse. Sie haben zudem das Recht, Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at) einzulegen.